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学会準備ガンチャート

学術集会の会長や世話人に選ばれるのが会期の2~3年前です。選出されて、まずやる事が会場押さえです。公的施設を予約する場合には各都道府県のコンベンション協会に相談するのが必須です。そして具体的に開催準備始めるのが、だいたい会期の1年から1年半前です。長期間にわたって様々な項目を同時並行して順番に進める必要があります。それも臨床、研究、教育という日常業務の間にこなす必要があります。

学術集会はひとつのイベントです。イベントの準備運営で、最も重要なのはスケジュールプランをしっかり立て、スタッフ間で共有する事です。各項目は相互に関連していますので順番に着手し確実に完了させるのが効率的な運営には必須です。具体的にはこのような時間軸を使ったチャート図になります。

  • 最も重要なのが[演題募集期間]の設定とそれに伴う[演題登録システの準備]です。特に演題募集にUMINを利用する学会では、継続利用でも演題募集開始予定日から2ヶ月以上前の申請が必要です。
  • ホームページでの事前告知が重要です、演題募集開始の最低でも3ヶ月前にはホームページを公開します。
  • 演題締切から査読、採択、プログラム編纂、組版、校正とスケジュールを組んで、会期の1ヶ月前には会員への[抄録・プログラム誌]発送が完了する日程を立てます
  • これを核にしてそれに、学会雑誌での[会告掲載]および告知ポスター・チラシなどの広報活動をスケジュールします。
  • 企業への広告募集および出展募集活動も平行してスケジュールに組み込みます。
  • 事前参加登録を行う学会では、そちらも準備します。

エクセルでの立案をお薦めします。

自分でカレンダーを制作できる[ エクセルファイル ]を提供します。これを活用して準備スケジュール案を制作してみてください。学会成功へのまず第1歩はスケジュール作成からです、頑張ってください。

☞ 準備スケジュール案(Excel)
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