学会事務局サポート

TOP > 2. 演題管理画面のマニュアル > 4. 演者への演題採択通知で失敗しない方法を伝授します

演題採択の告知が最大の鬼門、
失敗しない方法を伝授します

発表についてのトラブルは意外と多く発生します

一般演題発表のプログラム編成が終わり次第、まずホームページに[一般演題発表プログラム]を公開します。

ホームページへアップするのと同時に演者へ「演題採択と発表日時のご連絡」と言った件名で一斉メールを送信するのが正しい手順です。

何も無いのが一番ですが、メールが届くと同時に演者からは様々なリアクションがある事が多くあります。

  • 1)同じ医局からの演題は採択されたのに自分のは採択されていないというクレームがあります。多いのは演題登録時に最後に[送信ボタン]を押していないケースですがネットワーク障害と思われる事例もあります。※確認メールが届かないのにも気がつかない。
  • 2)演者が同時間に開催される一般演題発表以外のセッションでも講師等を務める等で発表時間が重複する場合があります。事務局が把握していない自主企画等があれば要注意です。
  • 3)共同研究などで大きなテーマを分けて発表する演題があるので、どうしても続けて発表を希望されるケースもあります。
  • 4)個人的にやむをえず発表ができないので[演題取り下げ」したいなど。

HPで一般演題プログラムを公開してから一斉メールを送信

演題発表日時と会場をHPで公開する時のコツは

  • ① HPで最初に公開する時は演題番号を公開しない。受付番号だけで公示する。
  • ② プログラム公開ページには変更の可能性がある旨を注記する。

この様にするとHPの更新だけで対応が可能です。演題番号を付けてしまうと、演者に変更を確実に連絡する必要があり対応も大変です。

後日学会抄録誌の校正が終わり、降版し印刷工程を開始する時点で改めて演題番号を付けたプログラムをHPで公開します。その時点で注記も削除します。

この手順なら「演題取り下げ」と印刷する事も少なくなります。セカンドおよびUMINの演題登録システムには演者への一斉メールを送信する機能があります。

[件名]一般演題採択と発表日時のご連絡

⼀般演題発表者各位

こちらは第〇回〇〇学会学術集会 事務局です。 この度は本学会に演題応募をいただきましてありがとうございました。

今回、先生が応募された演題は採択されました。 学会ホームページ上に採択結果を公開いたしましたので、 予めご自分の発表⽇時と会場名等をご確認ください。
http://xxxx.umin.jp/program.html

先生のご発表を事務局⼀同、⼼よりお待ちいたしております。
尚、発表日時の変更は⼀切できかねますのでご了承をお願いします。
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第99回〇〇学会学術集会 事務局 〇〇〇〇
⼤学〇〇〇〇講座
〒111-1111 東京都〇〇区11111
TEL:03-0000-0000 FAX:03-0000-0000
E-mail: xxxx@xxxx.jp

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