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ワードファイルのメール添付では
駄目な理由

せっかくHPを公開しているのに[Wordファイルのメール添付]で演題募集する学会が多くあります。それでは応募は増えませんし、逆に事務局の仕事量が増えて負担です。オンライン登録のメリットは5つです。

1)登録した後も演者が自分で訂正・変更ができる

オンライン登録なら演者は「受付番号とパスワード」で登録内容の確認と修正ができます。メール送信だと演者から「上司から間違いを指摘されましたので…」と修正まで事務局に依頼されてしまう場合があります。これは神経を使う面倒な仕事です。

2)締切延長で演題数がコントロールできる

オンライン登録は最後の1~2日に演題登録が集中します。だから「締切を1週間延長します」というアナウンスが絶大な効果を発揮します。メール応募の学会は期間延長しても反応は少ないです、逆に既に締め切っているのに登録メールがきて迷惑する場面が多々あります。

3)文字数など投稿内容がコントロールできる

オンラインなら抄録本文の文字数など演題募集要項に沿って入力内容が制御できます。共同演者を10人以内、所属機関数を5箇所以下に制限する、あるいは総文字数を制限する(逆に最小文字数を定めることも)、また発表領域(カテゴリー)を確認するなどが可能です。

メール添付ですと投稿内容の確認作業で事務局負担が増えます。またメールを送信したのに受付されなかったと言う方が必ず現れます。

4)電子査読が機能します。

査読委員が分担して査読する事ができます。また査読結果を演者に伝え修正をHP上で期日までにおこなう様に指示ができます。メール添付ではこれも完全に手仕事になります。

5)自動組版が利用できる

演題オンライン登録の最大のメリットは自動組版処理ができる事です。だから短時間で正しい日本語学術組版が安価に提供できます。セカンドが演題登録システムを無償で提供できる理由も自動組版の利用です。

※XMLを利用した自動組版は大手の印刷会社や出版社でも対応されています。国際基準ですのでセカンドだけの技術ではありませんが、演題登録システムからダイレクトに組版できる仕組みが他にはありません。

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