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演題登録画面を設計する際の
注意事項について

1)演題募集画面を設計しましょう

まず始めに演題登録時に入力する項目を設定します。基本は以下です。

  • 01:発表演者の氏名、よみ
  • 02:発表演者の会員番号(申請中は9999など)
    ※会員番号を聞く学会が多数です。A-3654など桁数と構成を確認します。
  • 03:発表演者の所属先名(大学名や病院施設名)
  • 04:発表演者の連絡先住所・電話・FAX
  • 05:共同演者数(発表演者を含む 10名・15名・20名 より選択)
  • 06: 共同演者の施設数(5カ所・10カ所・15カ所 より選択 )
  • 07:発表形式(口演発表・ポスター発表・どちらでもよい)
    ※一般演題の他にシンポジストも公募する学会では発表形式が増えます。
    ※発表形式の決定は学会長に一任ください。などの注意書きが必須です。
  • 08:発表領域(基礎、感染症、腫瘍など)
  • 09:演題名文字数(50文字・60文字・80文字など)
  • 10:抄録本文文字数(600文字・800文字・1000文字など)
  • 11:図版使用の有無(許可しない、許可する:その場合の図表ファイル形式も)
    ※図版を掲載する場合の抄録本文文字数。概ね80~70%程度が基準
  • 12:キーワード(1つ、または3つなど)
    この他に登録演題を確認・更新する時に使う「パスワード」と「備考」の入力枠を設定します。
    「備考枠」は運用時に想定外の事態が発生した時に重宝します。多いのが共同演者が規定より多いケースです、共同研究などで省略できないなどと事務局に相談があります。文字数がどうしても少し足りないと泣きつかれる演者もあります。こうしたケースでは「備考枠」に記入するように指示する事で問題を回避できます。

2)オンライン登録は公募演題だけに使用する

公募演題だけでなく招待演者(特別講演やパネルディスカッションなど)の演題抄録もオンラインでの登録を希望される学会があります。演題登録システムは公募演題だけが使用します。理由は二つです。

  • 1)一般演題はプログラム編成があるので比較的早く締切日を設定しますが、招待演者は入稿が遅くなる方が少なくありません。そのために登録システムを稼働していると今度は一般演題演者が修正変更するなどの想定外の事故があります。
  • 2)招待演者の抄録は文字数が一般演題より多くても許可するのが通例です。また招待した演者に対して文字数や形式などを強制的に制限するのがどうかという問題もあります。また、演者写真や略歴の送稿がオンラインでは困難です。

3)入力画面の確認後にプログラム実装開始。

演題登録時に入力する項目が確定したら入力画面を制作してご覧にいれます。入力画面をチェックして問題が無ければ動作プログラム実装に着手します。

プログラムの実装には1週間程が必要です。完成後に実際に演題登録ができるテスト画面をご案内します、関係者で必ずテスト登録をお願いします。

演題登録後に自動配信される「登録完了メール」の確認、「修正・確認画面」の動作をテストします。また、演題登録の「管理画面」にもアクセスして運用手順を確かめてください。

プログラム完成後に演題募集項目に変更がありますと、プログラム改修には長時間が必要です。募集開始が遅れるケースもありますのでご留意ください。

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