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事前参加登録におけるメールの活用と
登録完了メール送信手順

仮登録完了のメールは自動送信されます

ホームページから事前参加登録を実行すると[参加登録仮受付メール]が自動送信されます。その内容は基本的にコチラです。文面は自由に訂正変更することができます。

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第20回日本〇〇看護学会学術集会参加登録について
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〇〇〇〇様                      12月15日 8:22

この度は、本学術集会への参加仮登録をお申込いただき、ありがとうございました。
この時点ではまだ、申込は完了しておりません。
入金確認をもって事前登録完了となります。

申込内容については下記のとおりです。
会員事前登録料 10,000円
懇親会費        5,000円
…………………………………
          合計   15,000円

参加仮登録後速やかに参加費を指定の口座へご入金ください。
なお、最終入金締め切りは2018年6月1日(金)までとなっております。
6月1日(金)の入金取扱いを過ぎたものについては事前登録扱いにはなりませんので、
学術集会参加当日に当日参加と同じ料金をお支払いいただくことになります。
学術集会事務局への入金確認をもって事前登録完了となります。
入金の際の手数料はご自身でご負担いただきますようお願いいたします。

■ 学術集会参加費の振込先
※ 一度入金された参加費は返金できませんので、予めご了承ください。
1) ゆうちょ銀行からの振り込み
    銀行名 ゆうちょ銀行
    口座記号番号 00250-0-10000
    加入者名 第20回日本〇〇看護学会学術集会
    (ダイニジュッカイニホンマルマルカンゴガッカイガクシ)

2) 他の金融機関からの振り込み
    銀行名 ゆうちょ銀行
    店名 〇二九(ゼロニキュウ)店(029)
    預金種目 当座
    口座番号 010000
    口座名称 第20回日本〇〇看護学会学術集会
    (ダダイニジュッカイニホンマルマルカンゴガッカイガクシ)
    ※ 振込人名は[ 受付番号+氏名 ]で記入してください。 

入金完了時のメールは手動です。

事前参加登録システムの運用でもっとも事務局ご担当者の負担が大きいのは、入金された参加者へ受付完了メールを送信する場面です。

郵便振替口座は、郵便局から「振替受払通知票」のコピーが郵送されます。銀行口座は通帳で入金を確認します。

入金者名と金額が事前参加登録と整合しているときは以下の手順で

1)入金ボタンを[済]に変更します。

2)[確認ボタン]を押すと、未入金の表示が[完了メール送信]に変わります。
[送信ボタン]は再度<仮完了メール>を送信する時に使用します。

事前参加登録完了メール文面例

内容は学術集会に合わせて自由に変更することができます。

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第20回日本〇〇看護学会学術集会参加登録は完了しました
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〇〇〇〇様                      12月15日 8:22

この度は、本学術集会への参加仮登録をお申込いただき、ありがとうございました。

①入金を確認いたしましたので、これにて参加登録を受付完了とさせていただきます。

②参加証と抄録集はご登録いただきましたご住所に 開催日の2週間前頃迄には
お送りさせていただきます。

ご不明な点等がございましたら、
下記の事務局までお問い合わせください。

定型メール送信機能について

この他に定型メール送信の機能もあります。これいくつかの場面を想定したメールを手動で編集して送信刷る機能です。具体的にはこのような場面での利用を想定しています。

①入金金額が不足(または多く入金過剰)している場合にその事を伝えて不足分の 入金を依頼する。

②入金が遅れている参加者に振込を依頼する。

③入金締切日を過ぎても送金が無い参加者に当日参加への変更を伝える。

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