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事前参加登録の流れと
参加登録システムについて

オンライン事前参加登録の流れをご説明します

  • 1)参加者が年会HPにある[登録画面]からオンライン入力する。
  • 2)受付番号と振込金額を記載した「仮登録完了メール」が自動返信される。
    ※メールには振込先口座番号、振込方法などを説明。
  • 3)登録者が参加費を金融機関から払込する。
  • 4)事務局が金融機関で振込を確認する。
  • 5)事務局担当者がシステム管理画面から「登録完了」メールを送信する。
    ※金額の過不足などがあれば入金者へ連絡します。メールは改稿できます。

こうした一連の操作はセカンド担当者が詳しく説明します。また運用もサポートします。

ゆうちょ銀行の振替口座がお勧めです

参加料の振込先口座はどの金融機関でも結構ですが、[ゆうちょの振替口座]利用をお薦めしています。理由は2つです。

  • 1)団体名で口座が開設ができる。

    ※市中銀行の普通口座ですと口座名は[学術集会名+個人名]での開設となります。

    ※具体的には[第10回〇〇〇〇学会事務局長 山田太郎]などです。
    他方で郵便局なら 学術集会名[10回〇〇〇〇学会]で開設できる点が学会の払込口座名として圧倒的に優れています。

  • 2)参加者からの連絡事項が確認できる

    銀行窓口やATMからの送金は入金者の[氏名]のみでの入金連絡とな本人の確認が困難です。その対策として必ず振込者名は[受付番号+氏名]とする旨をHPでも告知しますが、徹底は困難です。例)035ヤマウチキヨシ など

    郵便局窓口で払込票で入金されると、手書きで記入した振込票(のコピー)が口座名義人に郵送されるので氏名だけで無く必要な連絡事項も確認できます。

    振替口座でも郵便局窓口での払込票以外に郵便局のATMや全ての市中銀行からも送金ができます。

    参加登録者が[払込み用紙]あるいはATMから参加費を振り込むと郵便局から[払込票のコピー]が口座名義人に郵送されます。

    ※入金から3~4日ほどかかりますが[振替受払通知票Web照会サービス]を利用すると入金日の翌朝に振込記録をWebで閲覧できます。

事前参加登録のホームページを準備します

ホームページに事前参加登録のページを掲載します。HPに記載する項目は以下です。

  • 1)事前参加登録の受付期間
  • 2)払込の締切日(通常登録の1週間以内)
  • 3)前割金額の表示(参加費と懇親会費)
  • 4)会員割引がある学会では会員番号の入力についても記載します。
  • 5)事前登録者へ抄録誌や参加証の事前郵送の有無と郵送予定日

ホームページを自作される学会ではこちらのサイトを参考にされてください。

セカンドのシステムはクレジットカードやコンビニでの決済には対応しません、銀行振込だけです。

会員・非会員などで異なる参加料金が設定できます。学会参加費と懇親会費の合計金額は自動掲載され登録完了メールにも記載されます。

参加登録システムをカスタマイズして提供します

システム構築についてのご相談時には以下を確認ください。

  • 1)懇親会やハンズオンセミナーなど個別に定員設定ができます。満席時に自動終了する設定ができます。受付は終了しましたと表示され選択ができなくなります。
    ※懇親会の定員は後日変更する事は可能です。
  • 2)登録システムから参加証に「氏名と所属先」の差込印刷ができます。その場合は[所属先略称]枠(通常15文字以内)を設定します。正式名称は長すぎて印刷できないからです。
  • 3)登録システムから封筒の宛名印刷ができます。事前郵送を依頼される学会は郵送先が自宅であるか勤務先であるかを問います。勤務先は部署名の入力を必須にします。

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