学会事務局サポート

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セカンドの広告掲載サポート
その手順について

学会誌への広告掲載を予定されている場合はできるだけ早くにご相談ください

1) まず広告募集要項をチェックさせてください

医薬品メーカーの広告を募集するには[広告募集要項]が必須です。MRさんから広告掲載の申込み後に[要項]の提出を依頼される事もあります。要項には以下の項目を掲載します。

  • 1)広告募集枠の種類と募集数およびその金額
  • 2)広告掲載料の合計金額(抄録誌の印刷費用を超えない事)
  • 3)広告申込み締切り日
  • 4)広告原稿入稿の締切り日
  • 5)広告枠サイズ

[広告募集要項]を準備される段階でサポートを依頼された事務局には要項の発行もお手伝いします。

2)広告ファイル送信には共有フォルダを利用

広告のデータは容量が大きいのでメール添付での入稿は非常に危険です。送信できても着信側では添付ファイルが欠落したり壊れている事があります。セカンドの学会サポートでは広告ファイルの送稿には Google Drive(グーグルドライブ)の 「共有フォルダ」を利用します。共有フォルダへ事務局から 広告ファイルをアップするには事務局担当者の Google ID(G-mailアドレスです)でのログインが必要です。

※企業や病院など組織全体でネットワークをG-Suiteで構築している(社内メールがG-mail)環境では Google Drive への接続を禁止する設定が多くあります。その場合は管理者に「共有フォルダ」へのアクセス許可を依頼するか、DropboxなどGoogle 以外の共有フォルダを利用する事になります。

3)スプレッドシート[広告一覧]で情報を共有

広告の管理には、Google のスプレッドシート[広告一覧]を利用します。スプレッドシートはWeb上にあるエクセルシートで、事務局が自由に記入できます。※Excel からのコピペもできます。

広告原稿をファイルアップロードする際にはスプレッドシートに[スポンサー名・サイズ・入稿形式・送稿日]などを記入ししてください。

※「共有フォルダ」は常時監視ができません、ファイルをアップしたら必ずご一報ください。

4)版下やフィルムで入稿する広告もあります

現在ではファイルでの入稿が大半ですが、版下で入稿する広告も希にあります。版下には印画紙(昔は清刷と言いました)、ポジフィルム、ネガフィルムがあります。※プリンター出力紙の事例もあります。

これらを自分で卓上スキャナーでデータ化することはお薦めしません。専用のスキャナーで文字などの線画部分と写真の網点部分に分けてスキャンし合成するという手順が必要です。必ずセカンドに版下を郵送してください。

尚、広告版下は必ず返却が求められます。学会発行後は必ず掲載誌を添えて返却が必要です。

CDやDVDで入稿した広告も返却を要求される事が多くあります。

5)広告ファイルは厳密なチェックが必要です

入稿した広告のファイルは担当者が厳重にチェックします。解像度やフォントなどに問題があるファイルが少なくありません。広告がカラーで制作されているが掲載はモノクロという事例も多くあります。その場合にはセカンドでモノクロに変換します。

また、関連病院や院内施設の協賛広告などではパワーポイントやWordで作られた広告が入稿する事もあります。多くはオフセット印刷には使用できないデータです、その場合には必要に応じてセカンドで加工修正をおこないます。こうした広告はパワーポイントやWord等のオリジナルファイルとそれをPDFに変換したファイルの両方を入稿してください。

6)広告掲載順番を決める

広告の入稿が完了したら最後に掲載順番を決めます。広告ページのノンブルは本文とは別の形式にします。括弧付き数字で(1)から始める事が多いです。

※広告ページのノンブルがい無い学会誌も多くありますが、落丁事故を防止するためにもノンブル印刷をお薦めします。

順番は最初に半ページ広告、その後に1ページ広告というのが通例です。1ページ広告は一番後ろ、つまり表3(裏表紙裏)の左側がもっとも目立つ場所です。重要度の高い広告の順に後ろから掲載するというのが一般的です。

広告が多い場合には薬品、医療機器、書籍などの商品群別に掲載する事もあります。一方で掲載順はお任せや申込み順という学会も多くあります。

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