学会事務局サポート

TOP > 2. 演題管理画面のマニュアル > 1. 演題管理画面にアクセスしてまずは基本を理解する

演題管理画面にアクセスして
まず基本を理解しましょう

▲演題登録数が多いときは下に長い画面になります。

演題管理画面は学会事務局とセカンドの担当者だけが使用する重要画面です。管理画面は専用サーバー上で稼働しているWebデータベースの中にあります。年会の演題管理画面のIDとパスワードはくれぐれも厳重に管理してください。

管理画面はう上図のような形をしています。ブラウザーによっても表示が異なります。尚、事務局が使用する管理画面とセカンドで監視している画面とでは操作できる範囲が異なります。

演題登録管理画面の役目は主に3つです。

  • 1)演題登録期間の設定と運用
  • 2)演題登録完了メールの編集操作
  • 3)登録された演題の管理

サポートでは演題登録管理画面には1回もアクセスしたことが無いという事務局も多く経験します。せっかくの便利な機能です、上手に活用して学会準備をお進めください。

1)演題登録の運用についてできること

  • 演題登録期間の設定※延長する場合には自分で延長ができます。
  • タイマーで運用開始と受付停止の時間を設定できます。

2)登録完了メールの運用

  • 登録完了メールの文面を自由に変更できます。募集期間中の変更も可能です。
  • 登録完了メ-ルの同報先を指定できます。(この機能は事務局は操作できません)
  • メールが文字化けしている苦情時には、エンコードを変更してメールの再送ができます。

3)登録演題の管理機能について

  • 演題の内容確認と修正:演者に通知することなく誤字やタイプミスを修正できます。 ※修正メールを送信する事もできます。
  • プログラム編成用にExcelやワードファイルで演題をダウンロードできます。
  • 査読者用に演者名と所属先名が隠されているワードもダウンロードできます。
  • 査読で修正が必要な演題だけが訂正できる保護モードが指定できます。
  • オンライン査読(2回目以降に提供します)の管理画面へアクセスできます。

この他アクセスログ(修正があった日時と修正者のIPアドレス)が確認できます。セカンドからは演者への一斉メールを送信することができます。

登録完了メールの文面について

登録完了メールは学会準備で最も重要なメールです。登録内容は自動で反映されます。

その他の文面は自由に編集する事ができます。こちらが一般的な完了メールの文面です。

※登録があると同じメールが届く同報メールが設定できます。同報メールは運用監視が目的ですが、万が一の事故があった時にはバックアップ元になります。

セカンド病院
水前寺 太郎 様
─────────────────────────────────
件 名:第13回放射線医療技術研究会 演題登録確認メール
────────────────────────────────
こちらは、第13回放射線医療技術研究会事務局です。
この度は演題のご応募ありがとうございました。
以下の内容で登録を受付けましたので、ご確認ください。

演題登録・修正受付期間は、2017年7月1日(土)~ 7月31日(月)24時までと なっております。

登録期間中は、HP 上の【確認・修正画面】から何回でも確認・修正ができます。
https://secand-xtwo-jp.xtwo-ssl.jp/csfrt/clogin
※アクセスには、下記の受付番号とパスワードが必要です。
 このメールは、必ず保管してください。
※メール記載の本文は、改行を意味する<BR>などがそのまま表示されます。
 実際の文字制御については、内容確認画面にてご確認ください。
※タイトルや本文をメールへそのまま記載した場合、
 横に長くなるためメールでは適度に改行を行っています。

ご不明な点がございましたら、下記の事務局までお問い合わせください。

受 付 番 号    : 001
確認・修正用パスワード: secand
──────────────────────────────────
発表演者の氏名  : 水前寺 太郎
発表演者のフリガナ: スイゼンジ タロウ
発表演者の会員区分: 会員
発表演者の日本放射線会員番号: 0123456
1)所属機関名 : セカンド病院
発表演者の所属機関番号: 1)
発表演者の所属機関住所の郵便番号: 862-0950
発表演者の所属機関住所     : 熊本県熊本市中央区水前寺4-39-11
発表演者の所属機関の電話番号  : 096-382-7793
発表演者の所属機関の FAX 番号 : 096-386-2025
発表演者の E-mail       : yamauchi@secand.jp

2)所属機関名: 水前寺医院
共同演者 2 氏  名  : 水前寺 花子
共同演者 2 所属機関番号: 2)
発表区分: 2) 放射線管理

演題名: テスト登録
本 文: テストテストAaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa
aaaaaaaaaaaa

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第第13回放射線医療技術研究会事務局
⼤学〇〇〇〇講座
〒111-1111 東京都〇〇区11111
TEL:03-0000-0000 FAX:03-0000-0000
E-mail: xxxx@xxxx.jp

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