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演題担当者は同報メールの確認と
管理画面へアクセスする

日常業務は同報メール保管と管理画面へのアクセス

演題登録を担当され方の日常業務は演題登録時や修正登録時に事務局へ同報されるメールのチェックです。この段階で異常登録がチェックできると事故防止に効果的です。

また演題管理画面に自分でアクセスして登録演題をチェックします。登録内容の修正およびや強制削除についても方法を理解しましょう。演題システムの自動停止時間も自分で設定する事ができます。

1)『演題登録アドレスを連絡メールが来ない』等の問合せに対応する。

演者が使用しているメールソフトが迷惑メールに分類しているケースです。Yahoo!メールやG-mail等には「迷惑メールフィルター」や「なりすましメール拒否設定」の機能があり、これらがONになっていると自動送信される「連絡メール」がはじかれるケースがあります。

2)『メールが文字化けしている』という演者への対応

メールソフトの機能を利用して自分で修復できるケースが多いのですが、管理画面からメール言語設定(エンコード)を変更して再送することができます。初期値はUTF-8ですがISO-2022-JPSにも変更することができます。変更しておくと次回からの連絡メールも文字化けしないで送信できます。

3)『パスワードと受付番号を忘れた』という相談も希にある

管理画面から確認できますので開示は可能です。しかし本人であることが確認できないケースでは、もう一度登録するように依頼します。※2度目の登録があった時点でに最初の登録を削除します。

4)演題募集期間を延長する判断

最も重要な仕事は演題募集期間の延長についての判断です。最近は募集期間を1~2週間延長する学会が大多数で、演者も延長があるものと油断している傾向があります。オンライン登録では最後の半日で急増する事も多くあります、延長告知は締切り時間のギリギリに公示するのが確実です。

締切日を平日の正午に設定して午前10時頃に延長を告知する運営をお薦めします。

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